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A buen seguro que si tienes una empresa o trabajas como autónomo, te has encontrado con esta frase en algún que otro momento: «Necesitamos el certificado digital». La necesidad de tener este documento puede ir desde presentar un impuesto, consultar notificaciones en la Seguridad Social, firmar un contrato o, incluso, acceder a una subvención.
Hablamos de un certificado que se ha convertido en una herramienta imprescindible para cualquier negocio. Pero no todo el mundo tiene claro ni qué es, ni para qué sirve, ni cómo se solicita.
Desde Fiscontablex te presentamos esta breve guía práctica en la que te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el certificado digital de empresa: qué es, por qué te lo pueden solicitar, cómo se tramita y cómo en nuestra propia gestoría te ayudamos a obtenerlo y a usarlo sin complicaciones.
Qué es el certificado digital de empresa
Lo primero de todo, el certificado digital es un archivo electrónico que identifica legalmente a tu empresa o a ti como autónomo ante la Administración Pública. Es grosso modo como un DNI digital que te permite firmar documentos, acceder a notificaciones oficiales y realizar trámites sin necesidad de desplazarte.
Existen diferentes tipos, pero el más habitual para las empresas es el certificado de representante legal, que vincula a una persona física (generalmente el administrador) con una sociedad mercantil. También existe el certificado digital para autónomos, que funciona como identificación electrónica para personas físicas que desarrollan actividad profesional.
Para qué sirve
La utilidad del certificado digital es enorme y cada vez más necesaria. Algunos de los usos más frecuentes incluyen:
- Presentar declaraciones fiscales (IVA, IRPF, Sociedades…)
- Acceder al buzón de notificaciones electrónicas de Hacienda o Seguridad Social
- Firmar contratos y documentos digitalmente
- Consultar deudas tributarias o certificados
- Solicitar ayudas y subvenciones
- Realizar gestiones con organismos públicos (TGSS, SEPE, ayuntamientos, etc.)
En resumen, es la llave que abre todas las puertas administrativas de tu empresa sin necesidad de estar presencialmente en ninguna oficina.
Quién puede solicitarlo
En el caso de las sociedades, el certificado digital lo solicita el administrador o representante legal que figure inscrito en el Registro Mercantil. Para los autónomos, lo puede pedir directamente el titular de la actividad.
Es importante saber que, en ambos casos, se trata de un trámite personal: aunque puede gestionarse con ayuda de una asesoría, el titular debe identificarse presencialmente en una oficina autorizada (por ejemplo, en la sede de la FNMT o en oficinas de la AEAT o la Seguridad Social).
¿Cómo se solicita?
El procedimiento estándar para obtener el certificado digital emitido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) es el siguiente:
- Acceder a la web oficial de la FNMT
- Solicitar el certificado indicando los datos de la empresa o del autónomo
- Descargar el código de solicitud (muy importante guardarlo)
- Acudir en persona a una oficina de registro autorizada para acreditar tu identidad
- Recibir un correo para descargar el certificado e instalarlo en tu ordenador o en un dispositivo seguro (como una tarjeta criptográfica o USB)
También existen certificados en la nube que permiten acceder desde cualquier dispositivo sin instalar archivos. En Fiscontablex te explicamos cuál es la opción más conveniente según el tipo y tamaño de tu empresa.
Qué pasa si no lo tengo
Sin certificado digital, muchas gestiones se vuelven más lentas, engorrosas o directamente imposibles. Algunas administraciones ni siquiera permiten realizar ciertos trámites sin él. Además, si no accedes a las notificaciones electrónicas, puedes perder plazos importantes o acabar con recargos y sanciones por no contestar a tiempo.
Y ojo a esto: desde hace ya años, es obligatorio para las empresas estar dadas de alta en el sistema de notificaciones electrónicas.
¿Puedo delegarlo en mi asesoría?
Sí. De hecho, es lo más habitual. Desde Fiscontablex ayudamos a nuestros clientes no solo a obtener el certificado digital, sino también a gestionarlo correctamente:
- Te asesoramos en todo el proceso de solicitud.
- Gestionamos contigo la cita presencial (si la necesitas).
- Te instalamos el certificado y lo dejamos operativo.
- Activamos las notificaciones electrónicas y las vigilamos por ti.
- Nos encargamos de presentar tus impuestos o responder a requerimientos, utilizando tu certificado si así lo autorizas.
En definitiva, te ayudamos a que el certificado digital deje de ser una complicación y se convierta en una herramienta útil para ahorrar tiempo, trámites y desplazamientos.
¿Necesitas ayuda con tu certificado digital?
Tanto si estás montando tu empresa como si ya llevas tiempo funcionando y aún no tienes certificado, en Fiscontablex te lo ponemos fácil. Nos encargamos de todo el proceso, te evitamos errores y te acompañamos en la gestión diaria para que tú puedas centrarte en tu negocio.
Reserva ya tu cita y empieza a digitalizar tu gestión con tranquilidad.
